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Em Configurações → Convênios, administradores cadastram os convênios aceitos pela clínica e definem as regras que serão usadas no prontuário, na agenda e nos repasses.

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Criar um convênio

  1. Clique em Adicionar convênio.
  2. Informe o nome e escolha começar do zero ou copiar as regras de outro convênio.
  3. Defina se é gratuito ou pago.
  4. Configure procedimentos, valores e regras necessárias.
  5. Salve e confira o convênio na lista.
Para convênios pagos, informe valor, periodicidade mensal ou anual, modalidade individual ou compartilhada, limite de dependentes e taxa de adesão quando houver. Também configure juros e multa para atraso, se a clínica utilizar essas regras.

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Campos importantes do convênio pago

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Procedimentos e coparticipação

Na área Procedimentos, adicione ou edite os procedimentos cobertos. Informe o valor e a coparticipação do paciente quando existir. Esse cadastro é importante para os repasses: a parte do paciente é separada do valor que a clínica espera receber do convênio. Você pode desativar um procedimento para impedir seu uso em novos atendimentos, sem perder o histórico de quem já o utilizou.

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Inadimplência: alertar ou bloquear

Na configuração do convênio, escolha a política para parcelas em atraso:
  • Apenas alertar: a Agenda mostra um aviso à equipe quando o paciente for marcado.
  • Bloquear uso: impede a utilização do convênio até que a situação seja regularizada ou uma pessoa autorizada faça a liberação permitida.
Avise a recepção sobre a política escolhida para que o aviso seja tratado de forma consistente.

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Desativar, não excluir

Convênios não podem ser excluídos. Quando não devem mais ser oferecidos, use Desativar. O convênio deixa de aparecer para novos vínculos, enquanto o histórico de pacientes e atendimentos continua preservado. Use Ativar caso ele volte a ser aceito. O convênio Particular/Padrão é a opção básica da clínica e não deve ser removido.

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Vincular, renovar ou encerrar no paciente

Depois do cadastro, a recepção vincula o convênio no prontuário do paciente. Para os planos pagos, informe a vigência e o primeiro vencimento, confira as cobranças que serão criadas e só então confirme. Em plano compartilhado, confirme o titular e os dependentes selecionados. Quando o paciente renovar, use Renovar para registrar o novo período. Quando não continuar, use Encerrar ou Cancelar no vínculo do paciente, confira cobranças pendentes e avise-o sobre a indisponibilidade do cartão digital.

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Problemas comuns

  • Convênio não aparece para vincular: confirme que ele está ativo e que o usuário tem permissão para gerenciar convênios do paciente.
  • Paciente não consegue usar no agendamento: confira carência, inadimplência e se o procedimento está ativo no convênio.
  • Valor do repasse parece errado: revise o valor do procedimento e a coparticipação cadastrada antes de alterar um repasse já tratado.

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Cartão digital no Portal do Paciente

Na edição do convênio, ative o cartão digital quando ele fizer parte do benefício oferecido.
  1. Abra Gerenciar no convênio.
  2. Ative Cartão digital.
  3. Escolha o visual e as informações disponíveis na tela.
  4. Salve.
O paciente com vínculo ativo verá o cartão no Portal do Paciente, com QR Code de validação. A clínica pode usar o cartão para oferecer vantagens e descontos. Ao encerrar o convênio do paciente, o cartão é invalidado e deixa de aparecer no portal.