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Uma cobrança é um valor devido pelo paciente. Um pagamento registra que esse valor foi recebido. No perfil do paciente, a aba Pagamentos concentra as ações; em Finanças, a clínica acompanha a lista geral e os recebimentos.

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Criar ou editar uma cobrança

  1. Abra o paciente e vá em Pagamentos.
  2. Escolha criar cobrança ou abra uma existente para editar.
  3. Informe descrição, valor e vencimento.
  4. Se houver parcelamento, confira entrada, quantidade de parcelas e vencimentos.
  5. Salve e confirme o status exibido.
Ao editar uma cobrança, revise antes de salvar: pagamentos já registrados não devem ser apagados ou considerados diferentes sem conferência financeira.

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Gerar um pagamento online

Para oferecer pagamento online, a clínica precisa conectar e definir uma integração padrão em Configurações → Integrações. A disponibilidade de Pix, boleto e cartão depende dos meios que a clínica habilitou.
  1. Confirme que a cobrança está em aberto e abra-a no prontuário do paciente.
  2. Escolha Cobrar online.
  3. Selecione Pix, Boleto ou Cartão de crédito entre as opções mostradas.
  4. Para cartão, escolha o máximo de parcelas permitido para aquela cobrança.
  5. Confirme e encaminhe ao paciente o QR Code/código Pix, a linha digitável ou o link de checkout, conforme o meio escolhido.
Para boleto, confirme no cadastro do paciente o CPF, e-mail e endereço completo antes de gerar. Para Pix e cartão, o CPF do paciente ou responsável também deve estar preenchido.

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Pix

Ao gerar Pix, a tela mostra o QR Code e o código copia e cola. Envie a opção que for mais conveniente ao paciente. A cobrança continua em acompanhamento até que o pagamento seja confirmado.

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Boleto

Depois de gerar boleto, use as ações da cobrança para abrir o documento ou copiar a linha digitável e encaminhá-la ao paciente. Não gere outra via apenas por precaução: primeiro confira se a cobrança atual ainda está válida.

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Cartão de crédito

Ao escolher cartão, o sistema abre um checkout para o paciente informar os dados do cartão. O parcelamento oferecido não pode ultrapassar o limite geral da clínica nem o limite definido na própria cobrança. A instituição de pagamento pode disponibilizar menos parcelas conforme as condições do pagamento.

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Consultar, trocar ou refazer uma cobrança online

Nas ações da cobrança, use Abrir checkout ou Abrir boleto para consultar o pagamento gerado. Quando houver, você também pode copiar a linha digitável ou o código Pix. Se for necessário trocar o meio de pagamento antes de o paciente pagar, escolha Escolher outro método. Ao editar valor, vencimento ou condições de uma cobrança que já tem pagamento online, confira o aviso da tela: o pagamento anterior pode ser cancelado e um novo será gerado. Avise o paciente para não usar um link, boleto ou código antigo depois da alteração. Quando uma cobrança online já estiver vencida, a ação passa a aparecer como Gerar nova cobrança. Use-a somente depois de confirmar que o paciente ainda não pagou a cobrança anterior. Revise o valor, o vencimento e o meio de pagamento mostrado na tela; então encaminhe apenas o novo link, código Pix ou boleto ao paciente. A geração de uma nova cobrança não substitui a conferência do recebimento nem transforma uma cobrança em paga automaticamente.

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Configurar parcelamento de uma cobrança

Ao criar ou editar uma cobrança, ative Permitir parcelamento no cartão quando a clínica aceitar essa condição. Em seguida, escolha o Máximo de parcelas. Esse máximo precisa respeitar o teto definido em Configurações → Integrações. Se o limite geral for reduzido depois, abra as cobranças que ultrapassam o novo teto e ajuste-as antes de salvar outras alterações.

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Registrar pagamento

  1. Abra a cobrança pendente.
  2. Escolha Registrar pagamento.
  3. Informe a data, o valor recebido, a forma de pagamento e observações úteis.
  4. Confirme e verifique se a cobrança passou para Paga.
Os status mais comuns são Pendente, Paga, Vencida e Cancelada. Quando o pagamento online for confirmado, confira a situação da cobrança antes de registrar qualquer baixa manual. Registre manualmente somente os recebimentos que ocorreram fora do fluxo online ou que exijam correção autorizada pela clínica.
O prazo de confirmação varia conforme o meio escolhido. Até a confirmação, mantenha o acompanhamento da cobrança e não registre um segundo pagamento para o mesmo valor.

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Gerar recibo

Depois de registrar um pagamento, selecione o pagamento ou os pagamentos desejados e use Gerar recibo. Confira paciente, valores, data e identificação da clínica antes de entregar ou enviar.

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Problemas comuns

  • Não aparece Cobrar online: confirme se a cobrança está em aberto, se há uma integração padrão conectada e se algum meio de pagamento está habilitado.
  • A ação mostra Gerar nova cobrança: a cobrança online anterior venceu. Antes de gerar outra, confirme se não houve pagamento e oriente o paciente a descartar o link, boleto ou código antigo.
  • O paciente não pode pagar no portal: confira se Pagamentos no Portal do Paciente está ativado e se o meio desejado foi liberado para o portal.
  • Boleto não pode ser gerado: confira CPF, e-mail e endereço completo do paciente.
  • Pagamento online ainda aparece em aberto: aguarde a confirmação e consulte novamente antes de registrar manualmente.